[스타트업 성공 실패] 3. 직원 1명 있어도 업무 시스템 구축하기

 

1인 기업으로 혼자 사업을 하시고 있더라도 업무 협업툴은 필수입니다.
업무 기록 저장, 파일 관리 및 공유, 일정 관리, 프로젝트 관리 등에 있어서 협업툴이 있고 없고는 천지차이입니다.

직원이 많아지고 나서 그때서야 시스템을 구축하려면 더 많은 시간과 비용이 소요될 수 있습니다.
지금 혼자 업무를 하시더라도 본인에게 맞는 협업툴을 미리 사용해 보면서 팀원들이 많아질 때를 생각하고 초기 시스템을 구축하시기를 바랍니다.

혼자 하면 빨리 갈 수 있지만, 여러 명이 같이 하면 더 멀리 간다고 했습니다.
혼자서 모든 걸 관리하면 조그마한 가게 사장에서 벗어날 수 없지만, 사람(팀원)에게 위임하고 시스템을 구축하면 본인이 부재해도 회사를 경영할 수 있는 기업가가 될 수 있습니다. 대표자가 신뢰하는 팀원에게 일을 위임하시려면 그전에 업무 시스템을 구축해서 그들에게 시스템을 교육하고 잘 운영할 수 있도록 성장시켜야 합니다.

이번에는 업무 시스템, 근태관리 시스템, 기술 보안 시스템이 왜 필요한지 알아보겠습니다.

<목차>

1. 업무 협업툴 구축하기

2. 근태 관리 시스템 구축하기

3. 기술 및 데이터 보안 시스템 구축하기

 

1. 업무 협업툴 구축하기

 

왜 필요한가요?

 

업무를 하면서 본인이 작성한 문서나 개발 소스, 일정 관리 등은 

개인 PC나 노트북, 외장하드 등에 별도로 저장해서 관리하고 계실 텐데요.

 

예전 작업하던 문서를 찾거나, 팀원이 생겨 문서를 공유해야 하는 상황이 오면

해당 문서를 찾느라고 고생하신 적 많으실 겁니다.

 

그리고 업무를 진행하다가 예기치 못한 문제가 발생할 경우

원인 파악이나 책임 소재를 명확히 해야 하는데요,

 

이메일이나 예전 업무 문서 등 상대방과

의사소통했던 자료들이 필요합니다.

 

또한 기획자, 개발자, 디자이너 등 팀원이 증원될수록

업무 의사소통의 중요성을 잘 알고 계실 거예요. 

 

요즘에는 업무 협업툴이 워낙 많고, 무료버전도 있어서

기업마다 기업에 맞는 업무 협업툴을

다양하게 사용해보실 수 있습니다. 

 

원활한 업무 의사소통, 파일 관리, 일정 관리,

팀원 부재 시 업무 공유, 인수인계 등을 하기 위해 

효율적인 업무 시스템은 필수입니다.

 

1인 기업이나 직원이 1명만 있더라도

향후 팀원 채용 시 해당 직원이 회사 업무에

빠른 적응을 위해서라도 협업툴은 꼭 필요합니다.

 

현재 시간이 없다고 미루지 마시고,

미리 업무 협업툴에 익숙해지세요~

향후 회사 시스템 구축에 큰 도움이 되실 거예요

 

개인이 사용할 경우 무료버전으로 제공하는 협업툴도 많아서 

이것저것 사용해 보면서 본인에게 가장 잘 맞는 것을 찾아보세요!

 

 

추천 업무 협업툴 

 

많은 스타트업, 특히 시리즈 Pre A~B 정도 규모 회사에서

가장 많이 쓰는 협업툴을 추천드립니다.

그리고 협업툴 하나만 쓰는 것보다 기능별 장점이 있는

여러 가지 툴을 같이 사용하시면 훨씬 효과적입니다.

 

가장 중요한 것은 이 협업툴을 어떻게 활용할지

회사 초기 단계에서 세팅을 잘해 놓으셔야 합니다.

 

다른 기업에서 사용한다고 일단 유료로 결제하고

사용하시는 분들도 많은데, 본인 기업에 맞게

초기 세팅이 잘 안 되어 실질적인 도움을 못 느끼시는

분들도 꽤 보았습니다.

 

다음은 제 주변 스타트업 대표님들이 가장 많이 사용하고,

만족도가 큰 업무 협업툴을 소개해 드립니다.

 

1. 노션

 

노션은 프로젝트 관리, 스프레드시트, 노트 등을 

한 페이지 안에서 구현 가능하고,

팀원들과의 공유가 편리합니다.

 

일정관리, 할 일 목록, 문서 공유, 홈페이지 제작까지

모든 기능을 노션 하나로 구현할 수 있다는 장점이 있습니다.

 

개인 맞춤형으로 페이지를 꾸밀 수 있어서

퍼스널 브랜드, 회사 제품 브랜드, 회사 홍보 등도

예쁘게 꾸며 포트폴리오를 만들 수 있습니다.

 

회사 부서별(개발, 디자인, 영업, 마케팅, 경영지원 등)

프로젝트 관리, 회사 전체 일정 공유, 문서 관리 등 

회사의 프로젝트 진행사항들을

한눈에 파악할 수 있습니다.

 

요즘에는 채용공고, 회사소개서, 제품 소개 등을 

노션으로 만들어 SNS에 홍보하는 경우도 많이 있습니다.

 

 

 

처음 할 때는 기능 숙지 등 사용하는 것이 어려울 수 있습니다.

저 또한 노션을 사용하면서 기능 숙지와 UI 적응에

어려워 점점 안 쓰게 되더라고요.

 

하지만 빨리 익숙해지셔야 합니다. 

틈틈이 시간을 내셔서 꼭 사용해 보세요.

 

처음에는 시간을 많이 빼앗기지만

나중에는 오히려 업무 생산성과 효율성이 상승합니다.

 

실패하고 나서야 보이는 업무 협업툴의 중요성.

다시 사업을 시작한다고 하면

업무 협업툴 세팅은 꼭 먼저 해놓을 것 같습니다.

 

 

생성형 AI 시대에 맞춰서 노션에서도

글쓰기와 편집을 할 때 AI를 활용할 수도 있습니다.

 

챗GPT처럼 채팅창에 질문을 할 수도, 글쓰기를 할 수도 있습니다.

프로젝트 등 관련 업무에 대한 Q&A를 AI가 답변해 줍니다.

 

노션 가격 정책인데요, 처음에는 무료버전으로 노션에 대해

충분히 익숙해지시는 게 중요할 것 같습니다.

 

기능과 활용도를 잘 모르면서 비즈니스로 1인당 비용을 결제했다가

오히려 잘 쓰지 않게 되면서 연간 결제비가 아까운 경우도 있습니다.

 

 

 

2. 슬랙

 

슬랙은 회사 내 커뮤니케이션을 도와주는 업무용 메신저입니다.

요즘에는 각종 커뮤니티의 의사소통 창구로도 활용되고 있습니다.

 

프로젝트, 구성원, 부서 등 회사, 팀, 그룹마다

원하는 워크스페이스(단톡방)를 만들 수 있습니다.

 

누구나 검색하면 들어올 수 있는 오픈채널과 

제한된 인원만 초대 가능한 프라이빗채널도 만들 수 있습니다.

 

워크스페이스의 대화 기록, 문서, 파일 등 모두 저장되어

히스토리 파악이나 관련 업무를 빠르게 찾을 수 있습니다.

 

그리고 외부 툴(구글 캘린더, 트렐로, Git 등)과의 연동이 쉽습니다.

업무 생산성을 높이는 2,600개 이상의 다양한 앱들과 호환이 가능하여

슬랙에서 어느 정도 해결이 가능하도록 해놨습니다.

 

 

슬랙을 실제 써보니 좋은 점은

프로젝트별 참여 팀원과 워크스페이스를 만들고

해당 업무 얘기와 관련 문서를 공유할 수 있어서

온라인으로도 충분히 의사소통이 잘 되더라고요.

 

그런데 잘 관리하지 못하고 활용도를 못 찾는다면

카톡이 더 편하게 느껴질 때도 많았습니다.

 

특히 소규모 그룹이거나, 

팀원들이 관련 내용을 체크했는지 궁금한데

읽은 사람이 이모지로 체크 표시를 안 하면

확인을 할 수 없어 답답하더라고요.

 

 

 

 

3. 구글 드라이브 또는 구글 워크스페이스

 

G-mail 계정만 있으면 누구나 구글 캘린더, 구글 독스,

구글 드라이브를 사용할 수 있는데요

 

스프레드시트로 협업 문서를 만들거나,

구글 캘린더로 서로 일정을 공유할 때,

본인 문서(회사소개서, 포트폴리오 등)를 공유할 때,

너무 편리하더라고요

 

좀 더 많은 용량이 필요하시거나 비즈니스적으로 접근하시려면

유료 결제인 구글 워크스페이스를 사용하면 됩니다.

 

특히 자신만의 비즈니스 이메일(@회사 이름) 사용이 가능하며,

무료버전에서 제공하지 않는 유틸리티 앱,

더 오래 진행 가능한 그룹 화상 회의,

추가 보안 기능 강화 등이 특징입니다.

 

 

 

 

2. 근태 관리 시스템 구축하기

 

 

왜 필요한가요?  

 

주변 스타트업 대표님들 얘기를 들어보면

직원 채용을 하고도 근태관리를 잘하지 못해서

고심하는 분들이 꽤 많습니다.

 

3개월 수습, 인턴십 등 여러 장치들을 마련해 놓으시지만

회사와 Fit 이 안 맞는 직원을 채용했다가 내보내실 때

어려움을 겪는 분들이 많으실 거예요.

 

대표님께서 아무리 공정하고, 투명하게, 그리고 정당한 사유로

퇴사 처리를 하셨더라도 노동부는 99.9% 근로자의 편입니다.

 

이 말은 대표님께서 근거 자료를 마련해놓지 않으시면 

대표님이 무조건 불리해지며, 해당 근로자와 적당히 협의하라는

판결을 받고 안 써도 되는 비용을 낭비할 수도 있습니다.

 

그래서 근태관리에 대한 시스템을 미리 구축하는 게 상당히 중요합니다.

 

어떤 기업은 CTO 영입을 했지만, 몇 개월 업무를 진행하면서

회사 방향과 맞지 않아 여러 번의 고민 끝에 서로 헤어지기로 했지만

얼마 지나지 않아 노동부에 부당 해고 신고로 호출받았습니다.

 

노동부에서는 해당 근로자와 협의하라고 얘기했지만,

그동안 출, 퇴근 관리 및 업무 일지 등으로

해당 근로자의 근무 태만을 입증하여

혐의 없음으로 최종 결정받았습니다.

 

저 또한 근무 태만 등으로 골치가 아픈 직원들이 있었지만,

근태관리, 업무일지 등 근거자료를 남겨 두지 않아서 

본인 스스로 퇴사 의사를 밝힐 때까지

많은 속앓이를 했던 기억이 있습니다.

 

직원이 몇 명 없다고, 근태관리 시스템에 돈이 들어간다고

구축하지 않으시면 향후에 구축 비용의

몇 배가 더 들어갈 수 있습니다. 

회사에 해를 끼치고, 구정물을 튀긴 해당 직원에게 말이죠.

 

 

 

 

3. 기술 및 데이터 보안 시스템 구축하기

 

 

왜 필요한가요?  

 

기술 스타트업의 경우 기술 및 데이터 보안은 필수적인데요.

왜 필요한지 제 경험담을 소개드리겠습니다.

 

4년 넘게 개발 업무를 했던 개발자가 퇴사 후 인수인계 과정에서 

개발 소스 관리가 엉망인 경우가 있었습니다.

 

4년 넘게 개발했지만, 기존 개발했던 개발 소스와 별 차이가 없었습니다.

 

저는 근태관리 시스템과 기술 보안 시스템을 구축하지 않아서

오히려 2억 6천만원의 수업 비용을 치러야 했습니다.

 

해당 개발자 월 급여 500만원, 500만원x48개월=2억 4천만원,

4년치 퇴직금 대략 500만원x4년=2천만원.

 

총 2억 6천만원+@ 비용을 들여 이 개발자에 투자했지만

결국에는 회사에는 개발 소스 등 뭐 하나 제대로 남은 게 없고,

그와의 팽팽한 기싸움에 제 영혼만 너덜너덜 털린 기억이 있습니다.

 

물론 또 다른 변수는 있었겠지만, 이 돈을 외주로 줘서 개발했다면

더 이른 시간에 결과물이 생기고 사업도 성공했을 것 같은

이 기분은 참 씁쓸하기만 합니다.

  

저는 그냥 남 좋은 일만 시키는 자선 사업가였습니다.

물론, 가장 큰 잘못은 저한테 있습니다.

 

개발에 대해 잘 모르다 보니 끌려갈 수밖에 없었고

위임을 할 사람을 뽑고 그 사람이 잘해주기를 마냥 기다렸지만

미움받을 용기가 없어서, 제가 잘 모르는 분야라는 핑계로

개발 관리에 대한 지시와 확인을 소홀히 했습니다.

 

하지만 이게 저 혼자만 겪은 일이었을까요?

찾아보시면 주변에 이런 사례는 상당히 많습니다.

 

그리고 또 다른 사례를 말씀드리겠습니다.

 

저는 비개발자 출신이어서 개발자의 동기부여와

개발 성과를 높이기 위해 개발자가 좋아하고,

잘할 수 있는 아이템으로 사업을 한 적이 있습니다.

 

하지만 나중에 사업 환경이 안 좋아져 헤어지게 되니깐,

그 결과물을 그대로 가지고 나가는 경우도 있었습니다.

 

근로계약서나 기술 보안 서약서에 영업 기밀 유지,

개발 소스 보안 유지, 동종 업종 겸업 금지 등

관련 내용만 있으면 괜찮을까요?

 

이것은 회사에서 기술 특허 등록을 하고 기술 보안 장치를 마련해도

다른 회사에서 마음만 먹으면 관련 기술과 살짝 다르게

교묘하게 빠져나갈 수 있는 것처럼

개발자(다른 직원들 포함)도 마음먹고 달려들면 어쩔 수 없습니다.

 

위 사례들을 보더라도 대표자 본인 스스로가

기술 및 데이터 보안 관리에 경각심을 가져야 하고,

해당 시스템 구축에 힘써야 하는 이유입니다.  

 

지금 생각해 보면, 너무나도 당연한 얘기이지만

실제 사업을 하다 보면, 그리고 내부 개발자가 있다면

그 사람 위주로 개발이 진행되기 때문에 

대표자는 그 사람에게 의존할 수밖에 없습니다.

 

저랑 비슷한 상황을 겪으신 대표님이 계시다면,

주변 테크기업 대표님이나 잘 아는 개발 전문가에게 

해당 개발자의 역량 검증을 한 번 부탁드려 보세요.

 

지금 채용한 개발자의 역량을 하루빨리 검토받으시면 좋습니다.

그런 것까지 부탁하기에는 체면이 안 서신다고요?

 

그러시다가 몇 억, 몇 십억 손해를 보실 수도 있습니다.

 

누군가 대표님에게 대표님이 잘 아는 분야에 대해

해당 인력이 잘할 수 있을지 검증해 달라고 부탁받으면,

빠른 시간 내에 그 사람이 잘하는지 못하는지 알 수 있듯이 

해당 전문가에게 비용이 들더라도 꼭 검토받아보시길

다시 한번 추천드립니다.